Archiwum przyjmuje dokumentację właściwie uporządkowaną, oznakowaną i zewidencjonowaną na spisach zdawczo-odbiorczych zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Instytucie.
Materiały archiwalne (kat. A) i dokumentację niearchiwalną (kat. B) ewidencjonuje się na odrębnych spisach zdawczo-odbiorczych.
Właściwie przygotowana teczka aktowa zawiera:
- układ akt w kolejności wynikającej ze spisu spraw, w obrębie spraw układ pism chronologiczny, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
- elementy opisu na zewnętrznej stronie okładki
Ponadto wymagane jest:
- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc z teczek materiałów archiwalnych (kat. A),
- w odniesieniu do akt kategorii A – wyjęcie metalowych części, ponumerowanie wszystkich zapisanych stron (spaginowanie) i oznaczenie na zewnętrznej spodniej stronie okładki, z prawej strony, liczby stron.
Do teczki powinny zostać dołączone spisy spraw lub inne środki ewidencyjne (rejestr, kartoteka).
Teczki powinny być spisane w spisie zdawczo-odbiorczym w kolejności według haseł klasyfikacyjnych jrwa.
Przykład zewidencjonowanej dokumentacji kat. A - plik pdf
Przykład zewidencjonowanej dokumentacji kat. B - plik pdf