Definicje

Wykaz wybranych definicji stosowanych w Instrukcji Kancelaryjnej IBL PAN

akta sprawy – cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy

dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń lub danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo, itp.)

jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

komórka merytoryczna – komórka organizacyjna, do której zadań     należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość dokumentacji

spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych dołączony do teczek aktowych

sprawa – podanie, pismo, dokument wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych

teczka aktowa (spraw) – teczka wiązana, służąca do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt i stanowiąca przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy, grupy spraw oraz numer kolejny ze spisu spraw
 

ul. Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa, e-mail: archiwum@ibl.waw.pl