Postępowanie z dokumentacją

      Zasady postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych IBL PAN określa Instrukcja kancelaryjna IBL PAN wprowadzona Zarządzeniem Nr 2 Dyrektora Instytutu Badań Literackich Polskiej Akademii Nauk z dnia 9 czerwca 2005 r.

Rejestracja i znakowanie spraw:

       Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw i naniesieniu na pismo znaku sprawy.
        Znak sprawy należy umieścić na piśmie (wpływie) oraz na 2 egzemplarzu pisma wysyłanego w danej sprawie
        Spis spraw należy prowadzić oddzielnie dla każdej teczki spraw założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
        Nie prowadzi się spisu spraw, dla których przewidziana jest inna forma rejestracji (rejestr, kartoteka).

        Znak sprawy jest zespołem symboli rozpoznawczych sprawy i zawiera:

  • symbol literowy komórki organizacyjnej,
  • symbol klasyfikacyjny jednolitego rzeczowego wykazu akt,
  • liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
  • dwie ostatnie cyfry roku, w którym wszczęto sprawę.

       Przykład znaku sprawy:
      OS – 102-1/12

      OS – Dział Kadr
     102 – Zasady wynagradzania i premiowania (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)
      1  –   sprawa nr 1

    Kolejne pisma w danej sprawie otrzymują ten sam znak sprawy. Są one dołączane do akt tej sprawy w porządku chronologicznym.

Przechowywanie spraw:

       Dokumentacja powinna być przechowywana w teczkach aktowych odpowiednio oznaczonych zawierających następujące elementy opisu:

        Elementy opisu teczki:

  • nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej
  • znak teczki – symbol komórki organizacyjnej i symbol cyfrowy z wykazu akt
  • kategoria archiwalna – (w prawym rogu, poniżej nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej),
  • tytuł teczki – hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; jeśli hasło jest zbyt ogólne należy je sprecyzować i określić rodzaj dokumentacji przechowywanej w teczce
  • daty skrajne – data roczna pierwszego i ostatniego pisma (jeżeli teczka obejmuje materiały z jednego roku, należy podać tylko rok) oraz tom, jeżeli teczka składa się z kilku tomów

      Przykład opisanej teczki - plik pdf

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Zakładowego IBL:

     Zasady opisane są w zakładce Przekazywanie akt

ul. Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa, e-mail: archiwum@ibl.waw.pl