Instytut Badań Literackich Polskiej Akademii Nauk

      Zasady postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych IBL PAN określa Instrukcja kancelaryjna IBL PAN wprowadzona Zarządzeniem Nr 1 Dyrektora Instytutu Badań Literackich Polskiej Akademii Nauk z dnia 21 lutego 2018 r.

Rejestracja i znakowanie spraw:

       Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw i naniesieniu na pismo znaku sprawy.
        Znak sprawy należy umieścić na piśmie (wpływie) oraz na 2 egzemplarzu pisma wysyłanego w danej sprawie
        Spis spraw należy prowadzić oddzielnie dla każdej teczki spraw założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
        Nie prowadzi się spisu spraw, dla których przewidziana jest inna forma rejestracji (rejestr, kartoteka).

        Znak sprawy jest zespołem symboli rozpoznawczych sprawy i zawiera:

• symbol literowy komórki organizacyjnej,
• symbol klasyfikacyjny jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
• cztery cyfry roku, w którym wszczęto sprawę.

       Przykład znaku sprawy:
      OS.142.1.2018

      OS – Dział Kadr
     142– Dokształcanie pracowników (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)
      1  –   sprawa nr 1

    Kolejne pisma w danej sprawie otrzymują ten sam znak sprawy. Są one dołączane do akt tej sprawy w porządku chronologicznym.

Przechowywanie spraw:

       Dokumentacja powinna być przechowywana w teczkach aktowych odpowiednio oznaczonych zawierających następujące elementy opisu:

        Elementy opisu teczki:

• nazwa jednostki organizacyjnej oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej, które wytworzyły dokumentację – na środku u góry;
• część znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 23 ust. 5, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
• kategoria archiwalna,  a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie  pod nazwą komórki organizacyjnej;
• tytuł teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt i bliższych informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;
• roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej;
• ewentualnie  numer tomu